Scan từ máy in là cách đưa giấy tờ (hóa đơn, hợp đồng, chứng từ, ảnh) thành file số để lưu, gửi email hoặc nộp online nhanh gọn mà không cần giữ bản giấy bên mình.
Nếu mục tiêu của bạn là “quét ra file” thay vì “sao chụp ra giấy”, bạn chỉ cần đúng kết nối (USB/Wi-Fi), đúng phần mềm/ứng dụng và vài thiết lập cơ bản như khổ giấy, độ phân giải, nơi lưu.
Ngoài thao tác scan cơ bản, nhiều người còn cần scan nhiều trang ra 1 file PDF, tối ưu dung lượng, hoặc scan từ máy in qua điện thoại khi không tiện dùng máy tính.
Giới thiệu ý mới, dưới đây là hướng dẫn theo đúng luồng thao tác thực tế: hiểu đúng scan → chuẩn bị → scan trên Windows → scan ra PDF nhiều trang → scan qua Wi-Fi/điện thoại → chỉnh thông số để bản quét đẹp và xử lý lỗi thường gặp.
Scan từ máy in là gì và khác gì photocopy?
Scan từ máy in là thao tác số hóa tài liệu giấy thành file (PDF/JPG/PNG) để lưu trữ và chia sẻ, còn photocopy là sao chụp để tạo thêm bản giấy.
Để hiểu rõ hơn, bạn chỉ cần nhớ: scan “đi vào máy tính/điện thoại”, photocopy “đi ra giấy”; vì vậy chọn đúng chức năng sẽ tiết kiệm thời gian và mực in.
Về cấu tạo, máy in đa chức năng thường có 2 kiểu quét: mặt kính phẳng (flatbed) và khay nạp giấy tự động (ADF). Flatbed hợp với tài liệu mỏng, ảnh, giấy dễ rách; ADF hợp với chứng từ nhiều trang vì tự kéo giấy liên tục.
Về chất lượng, yếu tố “độ phân giải (dpi)” quyết định mức độ rõ chữ và khả năng nhận dạng ký tự (OCR). Theo nghiên cứu của National Institute of Standards and Technology (NIST) từ Information Technology Laboratory, vào 01/1997, biểu mẫu phục vụ nhận dạng chữ được quét ở mức 300 dpi (12 pixel/mm) để phục vụ hệ thống nhận dạng tốt hơn.
Cần chuẩn bị gì trước khi scan từ máy in về máy tính?
Trước khi scan từ máy in, bạn cần kiểm tra 3 thứ: máy đã cài driver/ứng dụng, kết nối ổn định (USB/Wi-Fi), và giấy đặt đúng hướng theo loại khay quét.
Cụ thể hơn, chuẩn bị đúng giúp bạn tránh lỗi không nhận máy, quét lệch trang, hoặc file ra mờ/đậm không đồng đều ngay từ bước đầu.
Kiểm tra loại khay quét và cách đặt giấy
Nếu dùng mặt kính phẳng, hãy đặt giấy úp xuống đúng góc có ký hiệu mũi tên/khung; nếu dùng ADF, hãy đặt theo hướng dẫn “face up/face down” của máy để tránh quét ngược.
Bên cạnh đó, với giấy mỏng hoặc tài liệu có chữ sát mép, bạn nên ép thẳng mép giấy và đóng nắp để hạn chế ánh sáng lọt vào làm giảm tương phản.
Vệ sinh mặt kính và nắp lót trắng
Lau mặt kính bằng khăn mềm khô/ít ẩm, tránh hóa chất mạnh; nếu nắp có miếng lót trắng bị ố, hãy vệ sinh nhẹ để nền quét ổn định hơn.
Đặc biệt, các vệt bụi mảnh có thể tạo ra “sọc” chạy dọc bản quét—vì vậy vệ sinh nhanh trước khi quét hàng loạt sẽ tiết kiệm công sửa ảnh về sau.
Chọn mức dpi theo mục đích (đừng đặt quá cao nếu chỉ nộp online)
Với giấy tờ chữ in, 300 dpi thường đủ rõ; ảnh hoặc chữ nhỏ có thể cần 400–600 dpi, đổi lại file nặng hơn và quét chậm hơn.
Theo tài liệu hướng dẫn của Thư viện Đại học Penn State từ khối dịch vụ thư viện (Libraries), vào 08/2025, độ phân giải 300 dpi được khuyến nghị để đạt kết quả tốt cho OCR và nên tránh thiết lập độ sáng quá cực đoan vì có thể làm giảm độ chính xác nhận dạng.
Cách scan từ máy in trên Windows bằng Windows Scan (5 bước)
Cách nhanh nhất để scan từ máy in trên Windows là dùng ứng dụng Windows Scan: chọn đúng máy quét, đặt khổ giấy/định dạng file, xem trước rồi quét và lưu.
Tiếp theo, bạn làm theo đúng 5 bước dưới đây để ra file sạch, đúng trang, đúng thư mục lưu mà không phải mò từng mục cài đặt.
Bước 1: Kết nối và để Windows nhận thiết bị
Cắm USB hoặc kết nối chung Wi-Fi, bật máy in/scan; nếu máy chưa hiện trong danh sách thiết bị, hãy cài driver hãng trước.
Ngoài ra, Windows thường tự nhận thiết bị cơ bản; nhưng với máy đa chức năng, driver hãng giúp mở đủ tùy chọn ADF/duplex.
Bước 2: Mở Windows Scan và chọn đúng “Scanner”
Nhấn Start, gõ “Windows Scan” (hoặc “Scan”), mở ứng dụng và chọn đúng thiết bị trong ô Scanner.
Theo hướng dẫn của Microsoft Support, sau khi cài đặt máy quét, bạn có thể dùng Windows Scan để quét tài liệu/ảnh và chọn máy trong danh sách của ứng dụng.
Bước 3: Chọn nguồn quét (Flatbed/Feeder) và hồ sơ (Document/Photo)
Nếu có ADF, chọn “Feeder” để quét nhiều trang; nếu quét ảnh hoặc giấy lẻ, chọn “Flatbed” để kiểm soát tốt hơn.
Trong khi đó, hồ sơ Document thường tối ưu chữ và dung lượng; Photo ưu tiên màu sắc nhưng file sẽ lớn hơn.
Bước 4: Preview để canh lề, xoay trang, cắt vùng quét
Nhấn Preview, kiểm tra trang có bị lệch hoặc thừa viền; nếu cần, xoay hoặc cắt (crop) để file gọn và dễ đọc.
Quan trọng hơn, thao tác preview giúp bạn phát hiện sớm lỗi “lọt sáng” hoặc đặt ngược mặt giấy trước khi quét hàng loạt.
Bước 5: Scan và kiểm tra thư mục lưu
Nhấn Scan, rồi mở File Explorer kiểm tra file; mặc định Windows Scan thường lưu trong thư mục Pictures/Scans nếu bạn chưa đổi nơi lưu.
Theo Microsoft Support, nếu bạn không chọn vị trí lưu, Windows Scan sẽ lưu mặc định vào Pictures/Scans trong thư mục người dùng.
Video tham khảo thao tác quét về máy tính từ máy in đa chức năng:
Cách scan từ máy in ra PDF nhiều trang mà vẫn gọn dung lượng
Để scan ra PDF nhiều trang, bạn cần chọn nguồn quét ADF (nếu có), đặt định dạng PDF, bật chế độ quét nhiều trang và tối ưu màu/độ phân giải để file không quá nặng.
Sau đây là cách làm theo hướng “ít thao tác nhưng đúng trọng tâm”: ưu tiên ADF, đặt 300 dpi cho văn bản, và dùng nén/gray để giảm dung lượng mà vẫn rõ chữ.
Quét nhiều trang bằng ADF: nhanh nhất cho chứng từ
Nạp giấy thẳng hàng vào ADF, chỉnh thanh chặn giấy khít mép; chọn Feeder trong ứng dụng, rồi quét một lần để lấy toàn bộ trang.
Để bắt đầu thuận lợi, hãy thử 3–5 trang trước để kiểm tra kéo giấy có bị lệch, kẹt hoặc ăn đôi hay không.
Quét nhiều trang bằng mặt kính: chậm hơn nhưng kiểm soát tốt
Nếu máy không có ADF, bạn có thể quét từng trang trên flatbed rồi “gộp” thành một file PDF trong phần mềm hỗ trợ.
Tuy nhiên, cách này phù hợp khi tài liệu mỏng, cần canh chuẩn hoặc có trang dễ nhàu mà ADF kéo không ổn định.
Bảng dưới đây chứa thiết lập gợi ý theo từng nhu cầu để bạn vừa rõ chữ vừa không bị file quá nặng khi gửi email/nộp cổng dịch vụ.
| Nhu cầu | Độ phân giải (dpi) | Màu | Định dạng | Gợi ý tối ưu |
|---|---|---|---|---|
| Hợp đồng/chứng từ chữ in | 300 | Grayscale | Bật nén, tắt nâng màu rực | |
| Hóa đơn giấy mỏng | 300–400 | Grayscale | Tăng tương phản nhẹ, giảm sáng | |
| Ảnh màu/biểu đồ | 300–600 | Color | JPG/PDF | Dùng JPG chất lượng cao nếu cần gọn |
| Lưu trữ lâu dài | 300 | Grayscale/Color | Đặt tên file theo ngày-tháng, thư mục rõ ràng |
Mẹo giảm dung lượng PDF mà không làm “bệt chữ”
Giảm dung lượng bằng cách chuyển Color → Grayscale, giữ 300 dpi cho văn bản, và bật nén trong phần mềm; tránh hạ dpi quá thấp vì chữ nhỏ sẽ vỡ nét.
Theo tài liệu kỹ thuật của ABBYY từ khối hỗ trợ sản phẩm (Support), vào 08/2024, thiết lập khuyến nghị cho xử lý OCR thường nhấn mạnh 300 dpi, độ sáng ở mức trung bình và ưu tiên grayscale khi màu không quan trọng.
Cách scan từ máy in qua Wi-Fi hoặc điện thoại khi không có cáp
Bạn có thể scan từ máy in qua Wi-Fi/điện thoại bằng ứng dụng chính hãng: kết nối máy in và điện thoại cùng mạng, thêm thiết bị, chọn Scan và lưu về máy hoặc chia sẻ lên cloud.
Để bắt đầu, hãy ưu tiên app của hãng vì tự nhận model tốt, hỗ trợ nút scan ngay trên điện thoại và thường ít lỗi quyền truy cập hơn.
Ví dụ luồng thao tác phổ biến (áp dụng cho nhiều hãng)
- Mở app của hãng, đăng nhập (nếu cần) và thêm máy in bằng Wi-Fi/Bluetooth.
- Chọn Scan → chọn nguồn (Flatbed/ADF) → chọn định dạng (PDF/JPG).
- Chỉnh khổ giấy, độ phân giải, màu sắc → nhấn Scan.
- Lưu file về điện thoại hoặc chia sẻ qua email/Drive.
Hơn nữa, nếu văn phòng dùng nhiều thiết bị, scan qua Wi-Fi giúp mọi người thay phiên mà không cần rút cắm cáp liên tục.
Gợi ý ứng dụng theo hệ sinh thái
- HP: dùng “HP app” (trước đây là HP Smart) trên Windows/macOS/iOS/Android.
- Brother: dùng Brother iPrint&Scan cho di động hoặc bản cho máy tính.
- Canon: dùng MF Scan Utility/IJ Scan Utility tùy model; tài liệu hướng dẫn mạng có thể cần chọn đúng scanner trong Network Scanner Selector.
Chỉnh thông số để bản quét rõ chữ, không lem và tránh nền tối
Muốn bản quét rõ chữ, bạn cần cân bằng 3 nhóm thông số: độ phân giải (dpi), chế độ màu (Color/Grayscale/B&W) và độ sáng–tương phản để nền sạch mà chữ vẫn đậm.
Tiếp theo, hãy chỉnh theo “triệu chứng” thay vì chỉnh đại: mờ chữ thì tăng dpi/tương phản; nền xám thì giảm sáng và che ánh sáng; sọc thì vệ sinh kính hoặc ADF.
Nền bị xám/đen: chỉnh sáng–tương phản và chống lọt sáng
Nếu bạn muốn scan không bị đen nền, hãy đóng nắp kín, đặt thêm tờ giấy trắng phía trên tài liệu khi quét trên mặt kính, giảm Brightness nhẹ và tăng Contrast vừa đủ để chữ nổi lên.
Ngược lại, nếu giảm sáng quá nhiều, chữ mảnh sẽ mất nét; vì vậy hãy ưu tiên chế độ Document/Grayscale rồi tinh chỉnh từng nấc nhỏ.
Chữ bị mờ hoặc răng cưa: tăng dpi đúng mức
Với văn bản in, 300 dpi thường tối ưu giữa độ rõ và dung lượng; chữ nhỏ hoặc bản in mờ có thể tăng lên 400 dpi rồi thử lại.
Theo tài liệu hướng dẫn của Thư viện Đại học Penn State từ Libraries, vào 08/2025, mức 300 dpi được khuyến nghị để cải thiện chất lượng cho OCR, đồng thời nhắc tránh độ sáng quá cao/thấp vì có thể ảnh hưởng kết quả.
Bản quét bị sọc: vệ sinh kính/ADF và kiểm tra trục kéo giấy
Sọc ngang/dọc thường đến từ bụi bám hoặc vết xước trên kính/ADF; lau sạch và thử quét lại một trang trắng để “test nền”.
Đặc biệt, nếu chỉ bị sọc khi quét ADF mà quét flatbed không bị, hãy vệ sinh khu vực kính hẹp dành cho ADF (nhiều máy có 2 vùng kính).
Những lỗi thường gặp khi scan từ máy in và cách xử lý nhanh
Khi scan từ máy in gặp lỗi, đa số rơi vào 3 nhóm: máy không được nhận, quét ra file lỗi/chất lượng kém, hoặc lỗi cơ khí như kẹt giấy và kéo lệch.
Dưới đây là checklist xử lý theo thứ tự “dễ trước–khó sau” để bạn khoanh vùng nhanh, tránh cài lại lung tung làm mất thời gian.
Máy không hiện trong app/Windows
- Kiểm tra nguồn điện, cáp USB, hoặc Wi-Fi có cùng mạng hay không.
- Mở “Printers & scanners” để xem thiết bị đã được thêm chưa; nếu chưa, thêm lại.
- Cài driver/utility chính hãng theo model.
Theo hướng dẫn của Microsoft, việc cài và xác minh máy quét trong Windows thường bắt đầu từ “Printers & scanners”, sau đó dùng Windows Scan để quét tài liệu.
Nhấn Scan nhưng không ra file hoặc lưu sai chỗ
- Kiểm tra quyền truy cập thư mục lưu (nhất là thư mục mạng).
- Đổi thư mục lưu sang Desktop/Downloads để thử lại.
- Đặt tên file không dùng ký tự lạ để tránh lỗi lưu.
Quan trọng hơn, nếu dùng app hãng, hãy kiểm tra mục “Save to” (lưu vào đâu) vì nhiều app mặc định lưu vào Pictures hoặc thư mục riêng của ứng dụng.
Kẹt giấy/kéo lệch khi quét ADF
- Rũ phẳng giấy, xòe nhẹ chồng giấy trước khi nạp ADF.
- Chỉnh thanh chặn giấy sát mép để không kéo lệch.
- Giảm số tờ mỗi lần nạp nếu giấy mỏng hoặc trơn.
Đặc biệt, với giấy hóa đơn nhiệt dễ cong, bạn nên quét từng tờ hoặc dùng flatbed để tránh kẹt và nhàu.
Câu hỏi thường gặp khi scan từ máy in
Những câu hỏi dưới đây giúp bạn chốt nhanh thiết lập đúng, tránh mất công thử đi thử lại khi cần nộp giấy tờ gấp.
Để hiểu rõ hơn, mỗi câu trả lời đều đi theo nguyên tắc: mục tiêu của bạn là gì (gửi online/lưu trữ/in lại), rồi mới chọn định dạng và thông số.
Nên lưu PDF hay JPG khi quét tài liệu?
Quét giấy tờ nhiều trang nên lưu PDF để gọn và dễ gửi; quét ảnh nên lưu JPG/PNG để giữ chi tiết và tiện chỉnh sửa.
Ngoài ra, nếu cơ quan yêu cầu “một file duy nhất”, PDF là lựa chọn mặc định an toàn nhất.
Vì sao quét xong chữ bị nhạt?
Chữ nhạt thường do Brightness quá cao hoặc chọn chế độ Photo; hãy chuyển sang Document/Grayscale và tăng Contrast nhẹ.
Trong khi đó, nếu bản gốc mờ sẵn, tăng dpi lên 400 và quét lại sẽ cải thiện biên chữ rõ hơn.
Có cần cài driver hãng không?
Có, trong nhiều trường hợp driver/utility hãng giúp nhận đủ tính năng (ADF, duplex, gộp PDF), còn dùng mặc định đôi khi chỉ quét cơ bản.
Để bắt đầu nhanh, bạn có thể thử Windows Scan trước; nếu thiếu tùy chọn, hãy quay lại cài driver hãng theo model.
Quét hai mặt (duplex) làm thế nào?
Nếu máy có ADF duplex, bật chế độ quét 2 mặt trong app; nếu không có, bạn phải quét mặt 1, lật giấy, rồi quét mặt 2 và sắp lại trang.
Tóm lại, duplex phụ thuộc phần cứng ADF; phần mềm chỉ “kích hoạt” nếu máy hỗ trợ.
Quét ra file quá nặng, gửi email không được thì làm sao?
Giữ 300 dpi cho văn bản, chuyển Color sang Grayscale, bật nén PDF và cắt bớt viền thừa để giảm dung lượng rõ rệt.
Ngược lại, đừng giảm dpi xuống quá thấp vì chữ nhỏ sẽ khó đọc và khó trích xuất.
Ranh giới ngữ cảnh: Từ phần này trở đi, bài viết chuyển sang góc nhìn “chọn công cụ và quy trình” để bạn scan nhanh, ổn định và dễ quản lý file trong công việc.
Chọn công cụ và quy trình để scan nhanh: khi nào dùng app hãng, khi nào dùng NAPS2?
Để scan nhanh và ổn định, bạn nên chọn công cụ theo 2 tiêu chí: mức “tự nhận máy” (app hãng mạnh) và mức “tùy biến gộp–đặt tên–lưu hàng loạt” (công cụ chuyên quét mạnh).
Dưới đây là 4 tình huống phổ biến để bạn chọn đúng và thiết kế quy trình scan ít lỗi, nhất quán thư mục, dễ tìm lại.
NAPS2 phù hợp khi cần quét hàng loạt và lưu PDF/TIFF
NAPS2 hợp với nhu cầu quét nhiều tài liệu theo lô, đặt tên theo mẫu, gộp nhiều trang và xuất ra nhiều định dạng; đây là lựa chọn phổ biến cho phần mềm scan PDF khi bạn muốn kiểm soát quy trình lưu trữ.
Nếu bạn đang tìm phần mềm scan tài liệu gọn nhẹ cho phần mềm máy tính, trang tải chính thức: https://www.naps2.com/download
Windows Scan gọn nhẹ cho nhu cầu cơ bản
Windows Scan hợp khi bạn chỉ cần quét nhanh 1–vài trang, xem trước rồi lưu; ưu điểm là dễ dùng, ít cấu hình và sẵn trên Microsoft Store.
Trang ứng dụng: https://apps.microsoft.com/detail/9wzdncrfj3pv
MF Scan Utility/IJ Scan Utility và driver hãng cho máy Canon
Với nhiều model Canon, MF Scan Utility/IJ Scan Utility giúp nhận đúng chế độ quét và tối ưu thao tác theo preset; bạn nên tải đúng phiên bản theo hệ điều hành.
Trang hỗ trợ Canon (ví dụ MF Scan Utility): https://vn.canon/vi/support/0200686804
HP app/Brother iPrint&Scan: scan & chia sẻ ngay trên di động
Nếu bạn hay scan để gửi nhanh qua Zalo/email hoặc lưu cloud, app di động của hãng là lựa chọn tiện nhất vì vừa quét vừa chia sẻ trên điện thoại.
HP app tổng quan: https://www.hp.com/us-en/hp-app/overview.html và Brother iPrint&Scan: https://www.brother.com/apps/ps/vi/index.htm