Chi phí phần mềm kế toán là khoản đầu tư bắt buộc mà doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ, bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả quản lý tài chính, kế toán và tuân thủ pháp lý.
Không chỉ đơn thuần là giá mua ban đầu, chi phí còn bao gồm nhiều thành phần khác nhau như triển khai, đào tạo, bảo trì và mở rộng trong quá trình sử dụng.
Đối với doanh nghiệp nhỏ, startup hay doanh nghiệp lớn, cách tiếp cận và mức ngân sách cho phần mềm kế toán cũng hoàn toàn khác nhau.
Giới thiệu ý mới, để hiểu rõ bản chất và tránh những quyết định sai lầm, hãy cùng khám phá toàn diện các yếu tố cấu thành chi phí phần mềm kế toán ngay sau đây.
Chi phí phần mềm kế toán gồm những khoản nào?
Chi phí phần mềm kế toán bao gồm nhiều khoản cố định và biến đổi, phản ánh toàn bộ vòng đời sử dụng phần mềm trong doanh nghiệp.
Tiếp theo, việc phân tách từng nhóm chi phí sẽ giúp doanh nghiệp chủ động ngân sách và tránh phát sinh ngoài dự kiến.
Chi phí mua bản quyền hoặc thuê bao
Đây là khoản chi phí cốt lõi, có thể trả một lần (on-premise) hoặc trả theo tháng/năm (SaaS), tùy mô hình phần mềm.
Cụ thể, mô hình thuê bao thường có chi phí thấp ban đầu nhưng cộng dồn lâu dài, trong khi mua trọn gói phù hợp doanh nghiệp ổn định.
Chi phí triển khai và thiết lập ban đầu
Khoản này bao gồm cài đặt hệ thống, cấu hình dữ liệu, phân quyền người dùng và chuyển đổi số liệu kế toán cũ.
Ví dụ, doanh nghiệp có nhiều chi nhánh thường phát sinh chi phí triển khai cao hơn do yêu cầu đồng bộ dữ liệu.
Chi phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
Chi phí đào tạo giúp kế toán viên và quản lý nắm vững quy trình, hạn chế sai sót khi vận hành phần mềm.
Trong thực tế, nhiều nhà cung cấp đã tích hợp tài liệu và video hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán nhằm giảm chi phí này.
Mức chi phí phần mềm kế toán hiện nay là bao nhiêu?
Mức chi phí phần mềm kế toán dao động rộng, phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp, tính năng và mô hình triển khai.
Để hiểu rõ hơn, hãy cùng phân nhóm chi phí theo từng đối tượng sử dụng cụ thể.
Doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ
Nhóm này thường chi từ vài trăm nghìn đến vài triệu đồng mỗi năm cho các phần mềm cơ bản.
Cụ thể hơn, nhiều doanh nghiệp lựa chọn Phần Mềm Free để tiết kiệm chi phí ban đầu, nhưng cần chấp nhận giới hạn tính năng.
Doanh nghiệp vừa
Doanh nghiệp vừa có ngân sách từ 5–20 triệu đồng/năm, đổi lại là khả năng quản lý đa nghiệp vụ và báo cáo chi tiết.
Quan trọng hơn, các phần mềm này thường đáp ứng yêu cầu phần mềm kế toán theo thông tư 200, giúp tuân thủ quy định kế toán.
Doanh nghiệp lớn và tập đoàn
Chi phí có thể lên tới hàng trăm triệu đồng cho hệ thống kế toán tích hợp ERP.
Theo nghiên cứu của Trường Đại học Kinh tế Quốc dân từ Khoa Kế toán, vào 06/2024, doanh nghiệp lớn giảm trung bình 25% chi phí vận hành kế toán sau khi triển khai phần mềm chuyên sâu.
Những yếu tố nào ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí?
Chi phí phần mềm kế toán không cố định mà chịu tác động bởi nhiều yếu tố kỹ thuật và nghiệp vụ.
Dưới đây là các yếu tố then chốt mà doanh nghiệp cần cân nhắc trước khi lựa chọn.
Số lượng người dùng và phân hệ
Càng nhiều người dùng và phân hệ kế toán, chi phí càng tăng theo cấp số cộng.
Để minh họa, phần mềm có thêm phân hệ kho, tài sản, giá thành sẽ có mức giá cao hơn đáng kể.
Mức độ tùy chỉnh theo nghiệp vụ
Phần mềm càng tùy chỉnh sâu theo quy trình nội bộ thì chi phí phát triển và bảo trì càng lớn.
Ngược lại, phần mềm tiêu chuẩn giúp tối ưu chi phí nhưng ít linh hoạt.
Dịch vụ hỗ trợ và bảo trì
Gói hỗ trợ 24/7, cập nhật chính sách thuế và sao lưu dữ liệu thường đi kèm chi phí định kỳ.
Tuy nhiên, đây là khoản đầu tư giúp giảm rủi ro gián đoạn hoạt động kế toán.
So sánh chi phí phần mềm kế toán nội địa và quốc tế
Phần mềm kế toán nội địa và quốc tế có sự khác biệt rõ rệt về chi phí và giá trị mang lại.
Để hiểu rõ hơn, việc so sánh phần mềm kế toán theo từng tiêu chí sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn phù hợp.
Về chi phí đầu tư
Phần mềm nội địa thường có chi phí thấp hơn do tối ưu cho thị trường trong nước.
Trong khi đó, phần mềm quốc tế có giá cao nhưng mạnh về chuẩn mực và khả năng mở rộng.
Về tuân thủ pháp lý
Phần mềm nội địa bám sát chế độ kế toán Việt Nam.
Ngược lại, phần mềm quốc tế cần tùy chỉnh để phù hợp quy định trong nước.
Doanh nghiệp nên tối ưu chi phí phần mềm kế toán như thế nào?
Có thể tối ưu chi phí phần mềm kế toán bằng cách lựa chọn đúng nhu cầu và lộ trình triển khai.
Dưới đây là những phương pháp thực tế giúp doanh nghiệp cân bằng giữa chi phí và hiệu quả.
Xác định đúng nhu cầu hiện tại
Không nên đầu tư quá nhiều tính năng chưa cần thiết.
Cụ thể, doanh nghiệp mới thành lập nên ưu tiên phần mềm gọn nhẹ, dễ mở rộng.
Lựa chọn mô hình chi phí phù hợp
Mô hình thuê bao phù hợp dòng tiền ngắn hạn.
Trong khi đó, mua trọn gói phù hợp chiến lược dài hạn.
Đánh giá tổng chi phí sở hữu (TCO)
TCO bao gồm cả chi phí ẩn trong suốt vòng đời phần mềm.
Như vậy, doanh nghiệp tránh được quyết định chỉ dựa trên giá mua ban đầu.
Góc nhìn mở rộng về chi phí và giá trị phần mềm kế toán
Phần này mở rộng góc nhìn vượt ra ngoài chi phí trực tiếp, tập trung vào giá trị dài hạn.
Ngoài ra, đây cũng là ranh giới ngữ cảnh giúp doanh nghiệp đánh giá toàn diện hơn.
Chi phí thấp chưa chắc hiệu quả
Phần mềm giá rẻ nhưng thiếu ổn định có thể gây tổn thất lớn hơn.
Đặc biệt, sai sót dữ liệu kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định quản trị.
Giá trị dữ liệu và phân tích
Phần mềm tốt giúp khai thác dữ liệu kế toán thành thông tin quản trị.
Đây là lợi ích khó đo lường bằng tiền ngay lập tức.
Khả năng mở rộng trong tương lai
Chi phí ban đầu thấp nhưng không mở rộng được sẽ gây tốn kém khi thay thế.
Do đó, cần đánh giá khả năng nâng cấp ngay từ đầu.
Yếu tố con người và quy trình
Phần mềm chỉ phát huy tối đa khi phù hợp với con người và quy trình.
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp kết hợp đào tạo nội bộ với so sánh phần mềm kế toán để chọn giải pháp tối ưu.
Câu hỏi thường gặp về chi phí phần mềm kế toán
Chi phí phần mềm kế toán có được tính vào chi phí hợp lý không?
Có, nếu có hóa đơn chứng từ hợp lệ và phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.
Có nên dùng phần mềm miễn phí lâu dài?
Không khuyến khích, vì hạn chế tính năng và rủi ro bảo mật dữ liệu.
Khi nào nên nâng cấp phần mềm kế toán?
Khi quy mô doanh nghiệp tăng hoặc yêu cầu quản trị tài chính phức tạp hơn.